Le bon de commande VTC est un document indispensable pour toutes les personnes exerçant une activité de transport de personnes à titre onéreux. Ce document, qui fait partie intégrante du processus professionnel des chauffeurs de véhicules de tourisme avec chauffeur (VTC), permet notamment de garantir le respect de la réglementation en vigueur et d’assurer une transparence dans les relations entre clients et prestataires. Dans cet article, découvrons ce qu’est un bon de commande VTC, les informations obligatoires qu’il doit contenir, et comment bien l’utiliser au quotidien.
Qu’est-ce qu’un bon de commande VTC ?
Un bon de commande VTC est un document écrit sur support papier ou électronique que le chauffeur doit remettre au client avant la prestation de transport. Il a pour objectif d’informer le client sur les conditions générales de vente, ainsi que sur les caractéristiques particulières de la prestation proposée. Il sert également à prouver qu’une réservation préalable a bien été effectuée, conformément à la loi relative à la régulation du transport public particulier de personnes.
La délivrance d’un bon de commande permet ainsi de distinguer les courses effectuées par les VTC de celles réalisées par les taxis, qui fonctionnent selon un mode de prise en charge différent. En effet, les VTC ne doivent pas stationner sur la voie publique en attente de clients, mais sont uniquement autorisés à prendre des personnes ayant préalablement réservé leur course, que cela soit par téléphone, par internet, ou via une application mobile.
Informations obligatoires sur un bon de commande VTC
Pour être conforme à la réglementation, un bon de commande VTC doit contenir les informations obligatoires suivantes :
- Les coordonnées du client : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, et adresse e-mail si elle est communiquée.
- Les coordonnées de l’entreprise de transport : raison sociale, adresse, numéro de téléphone, numéro d’immatriculation au registre des exploitants de voiture de transport avec chauffeur et numéro SIRET.
- La date et l’heure de la réservation, qui doivent correspondre à celles du moment où le client a effectué sa réservation.
- Le départ et la destination prévus, ainsi que les éventuelles étapes intermédiaires.
- Le prix de la prestation, qui doit être fixe et connu à l’avance par le client. Le montant TTC doit être indiqué.
- Les conditions générales de vente applicables, qui précisent notamment les modalités de retour, remboursement, annulation et modification de la réservation.
Il existe certains modèles de bon de commande VTC pré-remplis, disponibles en ligne ou dans les magasins spécialisés. Cependant, il est important de s’assurer que ces modèles respectent bien les exigences légales et sont adaptés à la situation spécifique de chaque entreprise de transport.
Comment préparer et utiliser un bon de commande VTC ?
Pour bien préparer et utiliser un bon de commande VTC, voici quelques conseils :
- Utiliser un support adapté : qu’il s’agisse d’un bon en format papier ou électronique, il doit respecter les normes légales et être facilement compréhensible pour le client. De plus, il est préférable de choisir un format qui facilite l’archivage et la consultation ultérieure du document.
- Garder une copie du bon de commande : selon la réglementation, le chauffeur VTC doit conserver une copie du bon de commande pendant une durée de 12 mois suivant la prestation. Il peut ainsi être amené à présenter ce document en cas de contrôle par les autorités administratives ou lors d’un litige avec un client.
- Vérifier l’exactitude des informations : avant de remettre le bon de commande au client, il est recommandé de vérifier que toutes les données obligatoires y figurent et sont correctes. En effet, cela permet d’éviter d’éventuelles contestations ultérieures.
- Informer le client sur les conditions générales de vente : pour éviter les malentendus, il est nécessaire d’informer le client sur les différentes modalités applicables à la réservation (annulation, modification, remboursements, etc.). Le client doit également être informé de la possibilité d’accès à un médiateur en cas de litige.
Le bon de commande VTC, garant d’un service transparent et professionnel
En résumé, le bon de commande VTC est un outil indispensable pour les chauffeurs professionnels. Il leur permet de respecter la réglementation en vigueur tout en offrant un service transparent et de qualité à leurs clients. Pour cela, il convient de veiller à ce que le bon de commande soit complet, clair et conforme aux dispositions légales applicables.
Faire face à un temps record grâce au bon de commande VTC
Parmi les avantages indéniables du bon de commande VTC, notons son utilité pour faire face à des situations où le temps est précieux. En effet, lorsqu’un client souhaite être pris en charge en un temps record, le bon de commande permet de valider rapidement tous les détails de la course sans passer par des étapes fastidieuses ou aléatoires. De plus, avec les systèmes électroniques de réservation, l’ensemble du processus s’en trouve encore simplifié pour une efficacité optimale.
Un gage de qualité pour le client et le chauffeur
Au-delà du respect de la loi, le bon de commande VTC est un véritable gage de confiance et de sérieux dans la relation entre le client et le chauffeur. Cela contribue à renforcer l’image professionnelle de l’entreprise de transport, et peut inciter les clients satisfaits à solliciter de nouveau ses services ou à recommander l’entreprise à leur entourage.
Une preuve en cas de litige ou de contrôle
Enfin, disposer d’un bon de commande VTC complet et conforme est essentiel pour se protéger en cas de litige avec un client, ou lors d’un contrôle administratif. Dans ces situations, pouvoir présenter le document requis peut permettre d’éviter des sanctions ou des complications nuisibles à l’activité du chauffeur professionnel.
